Registro de Empregado – Os Cuidados Que Você Deve Tomar Para Fazer Tudo Corretamente

O processo de registro de empregado deve ser feito observando todas as questões previstas na legislação brasileira para evitar que a sua empresa tenha problemas em eventuais fiscalizações assim como na sua contabilidade. Quando o negócio não tem um setor ou profissional de recursos humanos, podem surgir algumas dúvidas sobre como proceder ao contratar um novo colaborador, por isso ter um passo a passo para seguir é tão importante.

Passo a Passo Para o Registro de Empregado

Abaixo listei um passo a passo prático de como garantir o procedimento correto para a admissão de um novo funcionário.

Primeiro passo – Planeje com assertividade o processo seletivo

Antes de explicar o processo de registro de um novo colaborador é importante falar a respeito da seleção dos profissionais. Não há regras a respeito de como a seleção deve ser realizada, sendo assim é possível utilizar entrevistas, dinâmicas e outros métodos que contribuam para a escolha mais assertiva.

A questão central é ficar atento para não criar nenhuma situação que possa ser considerada vexatória para algum dos participantes ou ter ações que tenham cunho discriminatório como restringir a contratação de indivíduos de um determinado sexo, raça ou idade. O processo de seleção deve ter todas as suas etapas informadas de maneira clara para os participantes assim como os critérios para a escolha.

Segundo passo – Documentação

Tendo escolhido o melhor candidato no processo seletivo chega o momento de iniciar o processo de registro de empregado solicitando a documentação do mesmo. Nessa etapa é crucial que a companhia atente para os períodos de tempo estabelecidos pela legislação para reter essa documentação. O primeiro documento que a sua empresa deve solicitar é a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

O período para fazer as devidas anotações no documento e devolver ao colaborador é de 48 horas. Se a companhia levar mais tempo poderá ser multada, a dica é se organizar para realizar o processo de registro para não se perder no tempo. O novo funcionário deverá apresentar também para a organização RG, CPF, título de eleitor, comprovante atualizado de residência e no caso específico dos homens prova do alistamento militar ou certificado de reservista.

De acordo com a formação e atuação do indivíduo a empresa pode ter que solicitar outros documentos como certificações de entidades de classe (OAB, CRA, CREA entre outros), carteira de habilitação (se a função envolver a condução de veículos), certidão de nascimento dos filhos (se houver e se forem menores de 14 anos de idade), certidão de casamento (se houver) e comprovante de cadastramento no PIS. Esses outros documentos podem ficar em poder do empregador por no máximo 5 dias.

Dica: para não ter problemas como receber os documentos em dias diferentes tendo que contar vários prazos ou ficar algum tempo com o colaborador irregular pela demora da entrega da documentação sugiro que a sua companhia tenha uma lista com todos os itens para entregar ao colaborador no momento da notícia da admissão.

Terceiro passo – Realização do exame admissional

Tendo realizado o processo de anotação dos documentos assertivamente chega o momento do empregado passar pelo exame admissional que deve ser completamente pago pelo empregador. Essa é uma exigência para todas as contratações dentro do regime CLT, cabe a companhia orientar o seu novo funcionário sobre como e onde realizar esse exame.

O objetivo do exame admissional é atestar que o indivíduo tem condições físicas e mentais para realizar a atividade para a qual está sendo contratado. Nessa consulta o médico poderá perguntar sobre doenças anteriores e exposição a agentes nocivos em outros trabalhos. Também será medida a pressão e verificados os batimentos cardíacos. É estritamente proibido que sejam realizados exames de gravidez ou testes de HIV nessa consulta.

O exame admissional é uma forma de garantir segurança tanto para o contratante quanto para o contratado, pois será possível afirmar que o indivíduo já tinha ou não uma doença causada pela atividade profissional. Uma doença pré-existente não exige da nova contratante custeio das despesas enquanto uma nova enfermidade exigirá. Se o exame indicar que o colaborador não tem condições de assumir a função a empresa pode desistir da contratação. Contudo, se o exame não constatar nenhum impedimento e a sua companhia simplesmente desistir da contratação poderá ser acionada para pagar indenização ao profissional.

Quarto passo – Assinatura do contrato

Cabe ainda a organização elaborar um contrato de trabalho que deverá ser assinado pelo colaborador. O contrato inicialmente é de experiência, esse período é de no máximo 90 dias, porém, o contratante pode ter no contrato um período inferior a 90 dias que seja prorrogável. Todos os contratos assinados com o empregado devem ser anotados na sua carteira de trabalho.

Se uma das partes desistir durante a experiência o ônus ficará com quebrou o contrato. Depois do período de experiência os termos do contrato passam a valer indeterminadamente, podendo ser assinado novo contrato ou ser apenas um acordo informal.

Siga todos esses passos para o registro de empregado ser feito com assertividade!