Saiba Como a Reengenharia de Processos Pode Ajudar Sua Empresa
Já disse por diversas vezes em outros artigos aqui em meu blog e também em vídeos no meu canal do YouTube que a união de pessoas e processos é o que traz resultados para uma empresa. Porém, para se chegar no resultado esperado é importante trabalhar as pessoas e os processos, a fim de se atingir a excelência. No artigo de hoje falarei a respeito da reengenharia de processos e sobre como ela pode ajudar o seu negócio a se tornar cada vez melhor.
O Que é Reengenharia de Processos?
O termo reengenharia foi criado em meados dos anos 90 e era bastante usado por empresas nos Estados Unidos. Depois de ficar durante um tempo em desuso, o conceito voltou a fazer parte do vocabulário corporativo. Basicamente, reengenhar algo é reestruturar e reorganizar, então, reengenharia de processos significa rever os processos com o objetivo de aperfeiçoá-los e torná-los mais eficientes.
Em momento de crise, como o que estamos vivendo atualmente no Brasil, a reengenharia se torna bastante comum, pois os empresários passaram a rever seus processos para identificar os pontos que podem ser melhorados, principalmente como uma forma para reduzir os custos. Vale dizer que não é necessário esperar uma crise econômica para implementar um projeto de reengenharia dos processos, pois o ideal é fazer isso periodicamente, como uma ferramenta de melhoria contínua.
A reengenharia pode ser usada dentro de diversos processos gerenciais dentro de uma organização. Além disso, não é ideal apenas para grandes companhias, mas também para negócios de pequeno ou médio porte, dos mais diversos setores, com foco, principalmente, naqueles que são baseados em serviços. Ao colocar o conceito em prática, as empresas conseguem se manter competitivas mesmo em períodos de alta inflação e outras dificuldades econômicas.
Como Colocar um Projeto de Reengenharia de Processos em Prática?
Para colocar um projeto de reengenharia de processos em prática, uma empresa tem três opções, que são: contratar um consultor, realizar internamente ou unir a consultoria com a experiência de seus colaboradores. Todas as opções podem trazer bons resultados, mas, claro, isso depende das condições da organização e se ela conta com funcionários capacitados para atuar na análise e reestruturação dos processos.
Independente da opção escolhida, é importante seguir os três passos básicos, que são:
1 – Planejamento: É o momento em que os processos serão analisados.
2 – Avaliação de Desempenho: Verificação dos resultados obtidos por meio dos processos atuais.
3 – Avaliação do Clima Organizacional: Como os colaboradores estão se sentindo em relação aos processos atuais, se estão sobrecarregados ou sem função.
Após colocar os passos em prática é necessário avaliar a mudança de forma contínua, a fim de monitorar os impactos causados por ela. As melhorias esperadas são: redução nos custos e no tempo que a atividade leva para ser realizada e aumento da qualidade e satisfação dos clientes.
As Mudanças Promovidas Pela Reengenharia
Reengenharia é sinônimo de mudanças significativas em uma empresa e elas deverão ser realizadas considerando os níveis: operacional, de processos e negócios. Em relação ao nível operacional, a principal alteração diz respeito à uma redução na hierarquia, pois quando há muito gerentes que precisam ser consultados, os processos se tornam mais burocráticos e, consequentemente, mais lentos.
Em se tratando ao nível de processos, busca-se formas de aumentar a eficiência por meio de tecnologias que sejam capazes de torná-los mais rápidos, mas, claro, sem comprometer a qualidade. Por fim, temos o nível de negócios, pois a empresa toda é repensada nos mais diversos aspectos, o que pode incluir, até mesmo, a criação de novos produtos e serviços.
Pontos Negativos da Reengenharia de Processos
Depois de falar a respeito dos pontos positivos e melhorias que podem ser obtidas por meio da reengenharia, não há como deixar de citar os pontos negativos. O primeiro deles é a resistência que os colaboradores podem ter em relação às mudanças, pois eles estão acostumados a trabalhar de uma forma e, de repente, terão que alterar tudo. Para contornar esse problema é importante manter o diálogo com todos e explicar que se trata de uma reestruturação que trará benefícios para a organização como um todo.
O segundo ponto negativo também tem relação com os funcionários, pois, em uma reengenharia, pode acontecer de ser necessário realizar demissões e são grandes as chances de isso gerar um clima de medo entre toda a equipe. O meu conselho é que tudo seja muito bem pensado e analisado para verificar se demitir é mesmo a melhor opção e se não é possível realizar uma realocação de pessoal. Se realmente for necessário demitir, converse com aqueles que ficarem e explique a situação. O diálogo é sempre a melhor maneira de evitar conflitos.
Você já passou por um processo de reengenharia em uma empresa, seja como dono ou colaborador? Qual a sua opinião a respeito das mudanças que foram obtidas? Conte-me nos comentários o que acha desse modelo de reestruturação.
