Saiba Como Controlar as Tarefas Delegadas a Seus Funcionários
Saber delegar bem as tarefas aos colaboradores é fundamental para que uma empresa tenha bons resultados. Entretanto, não basta apenas delegar, é necessário também acompanhar a realização das atividades para ter a certeza de que estão sendo feitas da maneira certa. No artigo de hoje falarei sobre a importância que um sistema gerenciador de tarefas tem dentro de uma organização.
Por Que Avaliar o Desempenho é Importante?
O fator humano é fundamental para o sucesso de uma empresa, pois sem os colaboradores nada acontece. Então, é necessário oferecer um ambiente agradável, salários justos, estrutura para a realização do trabalho, etc. Porém, não se pode esquecer que, em troca, o profissional deve exercer a sua função com eficiência e, para ter a certeza de que isso está acontecendo, é importante que haja um acompanhamento do desempenho da equipe.
Quando eu falo em acompanhamento, não me refiro àquele tipo de cobrança negativa, que desmotiva e torna o ambiente de trabalho tóxico, mas sim a uma gestão de tarefas saudável, com metas que, inclusive, funcionam como uma forma de motivação. Quando os supervisores de cada setor acompanham o andamento das atividades de seus subordinados é possível conhecê-los melhor e, assim, delegar com mais eficácia, sanar dúvidas, entender as expectativas que cada um têm em relação à empresa, entre outros benefícios.
Vantagens de Investir em um Sistema Gerenciador de Tarefas
Como disse anteriormente, o acompanhamento pessoal do supervisor é muito importante e pode trazer diversos benefícios para a equipe. Porém, dependendo do porte da empresa, é impossível acompanhar todos os colaboradores diariamente. A implementação de um sistema gerenciador de tarefas auxilia não apenas na avaliação do desempenho e produtividade, como também ajuda a manter as atividades mais organizadas.
Quando uma tarefa envolve mais de um setor da empresa, é importante ter um local para registrar os passos realizados e acompanhar até a sua conclusão. Os softwares gerenciadores oferecem exatamente isso e podem trazer diversos benefícios para a organização, o que certamente irá influenciar nos resultados. Outra vantagem é que eles ajudam na gestão do tempo, o que facilita na definição de prazos e a delegação, tornando tudo mais dinâmico e reduzindo a necessidade de reuniões frequentes.
Alguns exemplos de sistemas são: Appraisd, Reviewsnap, Runrun.it, BetterWorks, Perdoo, Echospan, entre outros. Vale lembrar que são softwares pagos, então é importante pesquisar para encontrar um que esteja dentro do orçamento e que atendas às necessidades da empresa.
Dicas Para um Controle de Tarefas Eficaz
Além da utilização de um software, existem algumas atitudes que a diretoria e supervisores podem ter que ajudarão a manter um controle de tarefas eficaz. Veja quais são elas a seguir.
A Comunicação é Fundamental
A boa comunicação é a principal chave para que se tenha um controle de tarefas eficaz. Quando supervisores e subordinados se comunicam, há um acompanhamento mais próximo e, consequentemente, as tarefas são realizadas com maior qualidade. Quando a equipe está alinhada e ciente a respeito do que cada membro está fazendo, os prazos são cumpridos e os resultados muito mais satisfatórios.
Organize as Tarefas Por Prioridades
O responsável por cada setor deve listar todas as tarefas que precisam ser realizadas e, assim, definir a ordem de prioridades. Isso é necessário porque quando tudo é considerado urgente, na realidade nada é, pois não há um sinal em relação ao o que precisa ser resolvido primeiro. Com a lista em mãos, o supervisor terá maior facilidade para delegar de acordo com as habilidades de cada colaborador e poderá acompanhar a realização de cada item levando em conta sua urgência.
Acompanhe a Realização das Tarefas
Esperar a conclusão de uma tarefa para depois analisar se foi realizada com sucesso pode ser bastante frustrante e desgastante. Sem contar que é um grande desperdício de tempo e recursos da empresa. Quando o acompanhamento é realizado, o supervisor pode intervir se perceber que há algo de errado, mostrando ao colaborador o que precisa ser alterado. Essa atitude irá resultar em uma grande economia e, de quebra, ajudará no desenvolvimento dos profissionais envolvidos.
Reconheça o Bom Desempenho
O objetivo do controle de tarefas não é apenas corrigir e cobrar resultados, mas, também, reconhecer quando um colaborador estiver desempenhando o seu papel com eficácia. Além de servir como agente motivador, isso servirá como exemplo para os outros, que saberão que, para obter reconhecimento, deverão agir da mesma forma. Então, não foque apenas em cobranças, mas também em recompensar aqueles que fizerem por merecer.
Quando as atitudes que citei são colocadas em prática o trabalho flui de forma muito mais satisfatória e toda a equipe é beneficiada. Acompanhar e controlar as tarefas delegadas é uma ótima maneira de tornar os processos mais eficazes dentro da sua empresa e evitar retrabalhos.
A sua empresa já conta com uma política de controle de tarefas delegadas? Se sim, conte-me nos comentários como isso influenciou nos resultados.
