Saiba Como Migrar as Planilhas Para um Software de Gestão

Quando uma empresa começa, é natural que ela não tenha recursos para investir em softwares de gestão. Com isso, a planilha de Excel se torna uma aliada na hora de gerenciar estoque, o fluxo de caixa, os pedidos, etc. Porém, conforme o negócio vai crescendo, surge a necessidade de usar um sistema mais eficiente e que facilite a inserção e consulta de dados.
 
Quando o gestor opta por adquirir um software para a sua empresa que já está em funcionamento há algum tempo, uma das principais dúvidas é em relação à migração das informações das planilhas para o novo sistema. Se você está passando por isso, confira as dicas que darei a seguir.
 

Planilhas do Excel x Software de Gestão

 
Se você está abrindo a sua empresa, pense na possibilidade de já investir em um software de gestão. Por mais que pareça que as planilhas podem substituí-lo sem gerar custo, no futuro você verá que valeu a pena. As vantagens que um sistema de gerenciamento tem a oferecer ultrapassam as diversas funcionalidade da planilha. Veja:
 
Agilidade: Inserir dados em planilhas é bastante trabalhoso e demanda mais tempo do que com um software, em que basta acessar a área desejada e inserir o que precisa.
 
Atualização: Em uma empresa, é natural que mais de um funcionário precise ter acesso às mesmas informações. No caso de uma planilha, sempre que ela for atualizada, deverá ser enviada para os interessados, já no software de gestão todos terão acesso às atualizações imediatamente, de onde estiverem.
 
Integração de Setores: O setor de compras precisa estar sempre informado sobre o estoque para fazer pedidos aos fornecedores. Quando se utiliza planilhas, é necessário pedir que um envie o arquivo atualizado ao outro sempre que precisar, o que torna o processo lento e pouco prático. Com o software todos os setores poderão consultar as informações que precisarem a qualquer momento.
 
Controle de Estoque: Por falar em estoque, um sistema gerencial irá permitir que ele seja controlado com muito mais eficiência. Não será necessário editar a planilha sempre que algo for vendido, pois o item será automaticamente retirado do estoque.
 
Relatórios: Quando a empresa utiliza planilhas, os relatórios são muito mais complicados e trabalhosos de serem feitos. Em um software eles podem ser gerados em minutos, basta selecionar as informações que precisa utilizando filtros com data, tipo, marca, etc. e pronto.
 
Mobilidade: Se você precisar trabalhar em casa, com outro computador que não seja o da empresa, ficará mais difícil consultar dados se eles estiverem armazenados em planilhas. Quando se usa um software, basta tê-lo instalado na máquina para poder consultar todas as informações que precisar de onde estiver.
 

A Migração das Planilhas Para o Software de Gestão

 
Depois de conhecer as vantagens que os softwares têm sobre as planilhas, saiba quais são os procedimentos para realizar a migração das informações. É importante deixar claro que quanto mais dados acumular em planilhas, mais trabalhoso será o processo. Por isso, quanto antes você adquirir um sistema, mais rápida será a migração.
 

A Escolha do Software

 
O primeiro passo é escolher o sistema que irá usar para fazer a gestão do seu negócio. Um dos mais usados é o software ERP, que integra todos os processos, facilitando a vida do gestor e dos gerentes. Procure por empresas especializadas, explique as suas necessidades e peça orçamentos. É interessante, também, que busque informações sobre elas, para saber se oferecem um bom suporte. Essa escolha deve ser feita com cuidado porque se trata do sistema que irá gerenciar toda a sua organização e é importante que ele seja de qualidade.
 

Conheça o Software

 
Antes de fechar contrato com uma empresa, procure conhecer o software que pretende comprar. Peça que te deem acesso a uma versão de testes para que possa experimentá-lo e saber se realmente é bom. Verifique as funcionalidades, inclusive a de importar planilhas com dados, quanto mais simples for, melhor e mais rápida será a migração. Cada software tem uma forma diferente de realizar tarefas, incluindo essa importação, por isso não existe um passo-a-passo padrão para todos.
 

Escolha o Momento Certo Para a Implementação

 
Como gestor, você deverá identificar o momento certo para realizar a implementação do novo software. O ideal é que seja uma época mais tranquila, sem um grande volume de trabalho. Em uma loja, por exemplo, é aconselhável que se evite fazer esse tipo de mudança no fim do ano ou em épocas com muito movimento. Lembre-se de que pode acontecer algum problema e quanto mais tranquilo estiver o ambiente, mais rapidamente ele será resolvido.
 

Treinamento Para os Funcionários

 
Por fim, mas não menos importante, está a necessidade de treinar a sua equipe de colaboradores para que eles entendam o funcionamento do novo sistema. Na hora de fechar com a empresa que irá implementar o software, verifique se o treinamento faz parte do pacote.
 
Para tornar o processo mais eficiente, é interessante eleger alguns funcionários para participar desse treinamento para que eles, posteriormente, ensinem os colegas. Inclusive a migração de dados das planilhas para o novo sistema pode acontecer nesse momento, sob a supervisão de profissionais, que poderão evitar que informações importantes sejam perdidas.
 
Sua empresa já passou por esse tipo de migração? Como foi? Compartilhe sua experiência comigo nos comentários.