Como redigir uma ata para sua reunião – Não perca nenhum detalhe

Reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa, o que muitas pessoas se esquecem é que o registro delas também precisa fazer parte da rotina. Tomar nota dos principais pontos de uma reunião é uma etapa importante para uma posterior tomada de decisões. Então, a primeira coisa a se fazer para consolidar a produtividade de uma reunião é garantir uma ata bem feita.
 
É essencial lembrar que a ata de reunião não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida, clara e pontual as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou qualquer outro evento que demande discussões e estabelecimento de metas.
 
Antigamente as atas de reunião possuíam uma linguagem extremamente formal e até mesmo de difícil compreensão. Eram registros burocráticos de reuniões empresarias, de condomínios e associações. Hoje, atas de reunião cabem em qualquer lugar, até mesmo no encontro semanal com sua equipe de seis funcionários, o que exemplifica o seu novo uso: democratizar o acesso às decisões tomadas. A ata se tornou um documento muito mais simples de ser elaborado.
 
Vale lembrar, porém, que o modelo tradicional de ata, o que requer a assinatura do secretário e de todos os presentes, constituindo a prova de que houve a reunião, com suas respectivas decisões e as manifestações de todos os participantes, continua a existir. Todavia, é um tipo de ata mais utilizada nas formais reuniões de condomínio.
 

Flexibilidade do Layout

 
As tradicionais regras para redação de uma ata de reunião caíram em desuso! Isso mesmo, para redigir uma boa ata de reunião você não precisa mais escrever tudo em um parágrafo único, redigi-la à mão, assegurar que será assinada por todos os participantes ou que não tenha nenhum tipo de rasura.
 
O que você precisa ter em mente ao redigir uma ata de reunião nos dias de hoje é que ela precisa ser de fácil leitura e fácil de ser compreendida por todos que tiverem acesso a ela. Você pode sim fazer uso da tecnologia para elaborá-la não precisa usar necessariamente caneta e papel. Hoje, existem alguns softwares que trazem modelos de ata para serem meramente preenchidos com as informações da reunião.
 

Informações essenciais em uma ata de reunião

 
Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam onde e quando as decisões foram tomadas)
Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram tomadas)
 
Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos principais interesses ao se ler uma ata de reunião)
 
Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram tomadas, porque algumas idéias foram abandonadas e evitam que a mesma discussão ocorra de forma repetida)
 
Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os participantes)
 
Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião)
 

Dicas para elaborar uma boa ata

 
Computador ou papel? Há quem prefira o velho caderno de papel, outros já estão mais habituados com a tecnologia. Tanto faz o meio, escolha o que lhe for mais confortável! Se você é responsável por redigir atas de reunião com freqüência, separe um caderno para esse propósito ou crie uma pasta no seu computador.
 
Outros cuidados precisam ser observados. Caso tenha feito atas em uma reunião anterior e elas ainda não tenham sido enviadas para aprovação, leve-as com você também. É o momento de validá-las antes de iniciar uma nova ata.
 
Gravar as reuniões não substitui a importância do ato de tomar notas. Embora um gravador possa ajudar você a transcrever as atas mais tarde, ele não substitui a tomada de notas. Se for gravar a reunião, veja se todos os presentes concordam e não ceda à tentação de transcrever palavra por palavra.
 
Você não precisar ter estudado taquigrafia ou ser secretária para redigir uma ata de reunião, basta ser capaz de sintetizar os principais pontos da reunião em notas bem elaboradas e acessíveis.
 
Caso peçam para você tomar notas publicamente durante a reunião, use um projetor ou um cavalete de apresentação e leve as notas para casa depois sem borrá-las, para que possa usá-las para digitar as atas.
 
Use sempre a ortografia e a gramática corretas. Utilize um corretor ortográfico, se precisar. Procure usar o mesmo tempo verbal em todo o texto. Utilize o pretérito perfeito ou o presente, mas não os alterne no mesmo documento.
 
Ao registrar discussões, seja o mais objetivo possível. Inclua pontos concretos, não opiniões, e minimize o uso de adjetivos e advérbios. Seu objetivo é escrever de maneira seca, factual e tediosa.
 
Sua opinião não deverá aparecer nas atas, pois você está buscando criar um registro objetivo que todos possam usar. Inclua apenas as ações tomadas, não as discussões. A não ser que tenham solicitado a você para anotar as discussões, foque no que foi feito, não no que foi dito.