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Gerenciador de tarefas – Para que serve? Veja 10 dicas!

Independente do seu nível pessoal de organização é interessante contar com o auxílio de um software gerenciador de tarefas para listar todas as atividades que precisam ser concretizadas assim como a relação de prioridade entre elas. Quem tem um dia a dia atribulado pode acabar se estressando com o fato de esquecer algumas tarefas de trabalho, algo que interfere inclusive na sua qualidade de vida pessoal.

Para que serve um gerenciador de tarefas?

A função de um software ou aplicativo de gerenciamento de tarefas é evitar o esquecimento de algo relevante para o bom andamento do trabalho além de administrar com mais assertividade o tempo. Quem passa o dia todo abrindo o e-mail, respondendo mensagens em aplicativos de chat e em paralelo trabalhando pode se perder na sua lista de tópicos a concluir. Um sistema informatizado pode funcionar como um lembrete e como um auxiliar.

10 Dicas de como usar um gerenciador de tarefas

Gostou da ideia de ter uma ajuda para organizar seu dia a dia de tarefas de trabalho? Então confira as 10 dicas que listei abaixo de como utilizar esse sistema com mais efetividade.

1 – Escolha o gerenciador de tarefas ideal

Já existe grande variedade de softwares e aplicativos destinados ao gerenciamento de tarefas. A primeira dica dessa lista é fazer uma pesquisa a respeito das alternativas para determinar a mais adequada para as suas demandas. Líderes de equipe, por exemplo, devem buscar por opções que permitam o compartilhamento das tarefas com os demais colaboradores e a sua interação informando os processos já concluídos. Fique atento também a quanto a interface é amigável para os usuários.

2 – Sistema de prioridades

A melhor forma de trabalhar com gerenciadores de tarefa é estabelecer um critério para determinar quais atividades são prioritárias em detrimento de outras. Isso vale tanto para quem tem diversas atividades diferentes na lista como para quem tem pouca diversidade de tarefas, mas precisa dedicar um tempo considerável para cada uma delas. O critério deve ser a urgência de solucionar cada tópico.

3 – Alertas de conclusão de tarefas

Trabalhos realizados em equipe se tornam mais dinâmicos quando há alertas a respeito da conclusão de uma determinada tarefa. Isso evita muito tempo perdido pelo simples desconhecimento de que uma tarefa foi concluída por outro membro do grupo.

4 – Multiplataformas

Hoje em dia quase todo mundo usa o smartphone como uma ferramenta de trabalho sendo interessante contar com um gerenciador de tarefas que funcione tanto no aparelho móvel quanto no desktop. Aliás, poder usar nos dois canais pode ser um critério de escolha.

5 – Use como motivação

Começar o dia com um número significativo de tarefas a concluir pode ser um pouco desanimador, porém, o seu aplicativo ou software de gerenciamento pode funcionar como um motivador. Observar as tarefas terminadas em destaque potencializa a energia para continuar.

6 – Planejamento do dia seguinte

Ao adotar o uso de um gerenciador de tarefas torna mais fácil manter o hábito de planejar tudo o que precisa ser feito no dia com antecedência. Aliás, conforme as demandas vão surgindo você pode ir adicionando no sistema conferindo se terá tempo hábil para solucioná-las efetivamente. Quantas vezes você se viu enrolado com um projeto por que esqueceu que já tinha outra tarefa para resolver?

7 – Organize arquivos e documentos

Alguns gerenciadores oferecem sistemas práticos para armazenar e organizar arquivos e documentos relativos a uma determinada tarefa. Um mecanismo interessante para tornar mais simples o acesso a dados de um projeto durante a sua realização. Claro que esse diferencial será mais relevante para alguns modelos de trabalho do que para outros.

8 – Mantenha o gerenciador atualizado

Não adianta ter um excelente gerenciador de tarefas se você não vai mantê-lo atualizado. Além de ir alterando o status da atividade conforme vá sendo realizada é importante conferir o cronograma geral de tempos em tempos.

9 – Use para organizar sua vida pessoal

Muitas vezes parece que o dia não tem horas suficientes para realizar todas as tarefas necessárias, isso vale para as atividades pessoais também. Então aproveite a facilidade que um bom gerenciador de tarefas pode trazer para a sua vida e não perca mais compromissos familiares e com seus amigos. Porém, tenha o cuidado de usar separadamente a aba pessoal e a aba de trabalho.

10 – Use seu tempo livre como uma recompensa

A partir do momento em que você começar a usar um gerenciador de tarefas certamente terá um pouco mais tempo livre, pois parte do acúmulo de trabalho que faz parte da realidade de tantas pessoas resulta de desorganização. A dica de ouro é aproveitar de forma mais satisfatória esse período, assim você passará a se sentir recompensado por ter conseguido ser produtivo.

Gostou dessas dicas de como usar um gerenciador de tarefas com efetividade? Deixe seus comentários abaixo!