Gestão de Portfólio: Saiba Como Implantá-lo em Sua Empresa

A administração assertiva do portfólio de projetos impacta diretamente no sucesso do trabalho da empresa, bem como evita desperdício de tempo e recursos financeiros. As organizações precisam ter mais atenção à gestão dos projetos que estão sendo realizados no momento, bem como ter bem claras as definições de quais são aqueles que não devem ser executados. A gestão dos projetos diz respeito também – e principalmente – a desenhar uma estratégia de atuação no mercado.
 

O Que é Gestão de Portfólio de Projetos?

 
O gerenciamento de portfólio de projetos é uma técnica bastante empregada por gestores de diferentes setores com o objetivo de avaliar a potencialidade de sucesso das ideias que são apresentadas. Os processos envolvidos nessa técnica contribuem para que a companhia tenha práticas mais eficientes, no que concerne a aceitação e realização de propostas.
 
Outro ponto fundamental que deve ficar claro a respeito do trabalho de gestão de portfólio de projetos, é que não se trata somente de atentar para os projetos que estão sendo executados como, também, olhar para aqueles que estão na fila para serem aceitos, considerando os objetivos gerais que a empresa pretende atingir.
 

Por Que é Essencial Fazer a Gestão do Portfólio de Projetos?

 
A razão principal para que a empresa implemente a gestão de portfólio de projetos é evitar gastos desnecessários. A administração da carteira de projetos permite que os investimentos da organização sejam feitos em pontos de real interesse, isto é, propostas que terão retorno positivo.
 
A visão mais ampla do grupo de projetos que serão executados permite que se crie alinhamento mais próximo com as estratégias adotadas pela companhia. Também se torna possível reunir numa mesma gama projetos que conversam entre si, de maneira que seus resultados se apoiem simultaneamente. Torna-se possível obter otimização dos processos e recursos que retornam.
 

Dicas Para a Implantação da Gestão de Portfólio

 
Antes de pensar em ferramentas, é necessário compreender o escopo da gestão de portfólio de projetos. Confira os itens que listei abaixo:
 
Identificação e qualificação de projetos: Para escolher quais são os projetos mais interessantes para a empresa realizar num determinado momento, é fundamental que o gestor tenha critérios de identificação e qualificação dos mesmos. Esses critérios devem incluir os objetivos da empresa e os recursos financeiros que estão disponíveis para a realização de novas empreitadas.
 
Mensuração de resultados: Depois de ter definido os melhores projetos e ter dado início à sua realização, o gestor precisa manter o acompanhamento para verificar se eles estão trazendo o retorno individual necessário para chegar aos objetivos coletivos.
 
Ações de correção: Tendo encontrado problemas na execução de algum projeto, cabe ao administrador traçar e aplicar estratégias corretivas para resolver a questão. Observe, no entanto, que é crítico fazer isso no momento certo para evitar prejuízos.
 
Manter a comunicação ativa e eficaz: O bom andamento da carteira de projetos depende da comunicação efetiva e sem ruídos entre os diferentes empreendimentos que estão sendo realizados. O gestor deve trabalhar com mecanismos eficientes como relatórios e e-mails, por exemplo.
 
Processo de melhoria contínua: O correto gerenciamento de portfólio prevê a implantação de processo de melhoria contínua. Uma forma de atingir essa meta é através de programas de qualidade como ISO.
 
Avaliação e reavaliação de prioridades: O gestor de portfólio de projetos deve estar sempre bem informado a respeito da sua carteira para que possa manter as prioridades definidas de acordo com as necessidades da organização em cada momento. Não há nenhum problema em fazer novas escalas de prioridade, o que não pode é deixar que um projeto que não está sendo tão bem sucedido se mantenha como aquele que recebe mais tempo e dinheiro.
 

Ferramentas Para Implantar a Gestão de Portfólio de Projetos

 
A partir da compreensão da base desse processo é mais fácil entender a relevância que a escolha de boas ferramentas possui. Atualmente, os softwares encabeçam a lista de ferramentas para fazer a seleção e controle de projetos. As principais funcionalidades que se deve buscar nesses programas de gestão são:
 
Administração de status de projetos: A organização precisa contar com um sistema que catalogue os projetos de acordo com o seu status, que pode ser apresentado, em avaliação, selecionado, em execução e assim por diante. Essa categorização permite que a empresa não perca nenhuma empreitada com potencial.
 
Distribuição de projetos por áreas da companhia: Cada setor da empresa tem um objetivo e está à frente de determinados projetos. Contar com uma ferramenta que faça a distribuição por setores ajuda na organização geral das carteiras.
 
Cruzamento de projetos: A análise de dados permite que a empresa faça um cruzamento de projetos de diferentes áreas que juntos podem trazer resultados mais efetivos para a companhia.
 
Você conseguiu vislumbrar as possibilidades que a gestão de portfólio de projetos pode trazer para a sua empresa? Deixe o seu comentário!