Quais os Documentos Para Admissão de um Colaborador? Responsabilidades do Empregador e do Funcionário
Os documentos para admissão de funcionários devem ser devidamente organizados para que a empresa não tenha problemas trabalhistas futuramente. Embora essa documentação tenha grande relevância ainda é significativo o número de empresários que não conhece seus pormenores. Saber exatamente quais são os documentos exigidos permite compreender quais são de responsabilidade do empregador e quais do empregado.
A Função dos Documentos Para Admissão
Reunir todos os documentos para realizar os registros exigidos pelo Ministério do Trabalho pode parecer uma tarefa homérica, no entanto, existem boas razões para todas essas demandas. O departamento de recursos humanos da companhia contratante passa a conhecer mais sobre o funcionário que está sendo admitido. Contratar um colaborador é quase como agregar alguém a família, é importante saber mais a respeito desse indivíduo.
Do ponto de vista burocrático esses documentos têm como função permitir que a empresa se organize em relação aos direitos trabalhistas do funcionário. Todas as informações a respeito de dependentes e direitos do colaborador devem estar devidamente amparadas por certidões comprobatórias. No momento da admissão também é relevante que sejam apresentados atestados de saúde ocupacional.
Esses atestados objetivam demonstrar o estado de saúde em que o funcionário se encontra ao ser contratado para que possam ser utilizados como comparativos no caso de adoecimento, para a verificação do papel de suas funções profissionais no quadro. Organizações que não reúnem a documentação completa estão irregulares e podem receber multas aplicadas pelo Ministério do Trabalho em fiscalizações de rotina.
Documentos Obrigatórios Para Contratação
Abaixo listei os documentos para admissão que devem ser solicitados ao colaborador.
– RG – Cópia.
– CPF – Cópia.
– Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) – Cópia e original.
– Fotos 3×4.
– Inscrição no PIS/Pasep.
– Título de eleitor (no caso de indivíduos maiores de 18 anos).
– Certidão de nascimento (para trabalhadores solteiros).
– Certidão de casamento (para trabalhadores casados).
– Declaração de concubinato na CTPS (para trabalhadores casados poderem colocar o cônjuge como dependente).
– Certificado de alistamento militar ou de reservista (exigido de homens que tenham entre 18 e 45 anos de idade).
– Certidão de nascimento de filhos que tenham até 21 anos de idade – Cópia.
– Comprovante de que os filhos maiores de 7 anos de idade estão frequentando a escola e carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos de idade para o caso de solicitação de salário-família.
– Atestado de invalidez de filhos (nos casos em que houver).
– Comprovante de residência atualizado.
– Registro profissional que tenha sido emitido pelo órgão de classe do segmento de atuação.
– CNH (Carteira Nacional de Habilitação) (nos casos em que o colaborador precisará conduzir veículos no desempenho de suas funções profissionais).
– Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) – Esse documento é emitido após o colaborador passar por avaliação médica custeada pelo empregador. Esse exame deverá ser repetido durante o período de trabalho do indivíduo sendo que a periodicidade estará relacionada a condições do ambiente de trabalho, condições de saúde pré-existentes e riscos que as funções profissionais ofereçam.
Documentos Que Uma Empresa NÃO Pode Solicitar
A seguir listei os documentos que uma companhia não pode pedir aos funcionários que serão contratados.
– Certidão negativa de ações trabalhistas – Tipo de documento que comprove que o indivíduo nunca moveu uma ação trabalhista contra organizações em que atuou.
– Antecedentes criminais – Esse tipo de comprovação só poderá ser exigida se a função para a qual o indivíduo está sendo contratado tiver alguma relação com a área criminal.
– Certidão negativa de dívidas – A empresa contratante não pode pedir que o contratado apresente certidão negativa de dívidas como a emitida pelo Serasa ou SPC, por exemplo.
– Exames de gravidez ou esterilização.
– Teste de HIV.
Regras do Gerenciamento da Documentação Para Admissão
Uma empresa não pode reter a documentação do colaborador por um prazo maior do que cinco dias, isso vale também para as cópias autenticadas de documentos. É interessante em termos de organização que a companhia tenha um sistema predefinido para o correto e rápido preenchimento dos dados do colaborador.
O registro na carteira de trabalho do funcionário contratado deverá ser feito em no máximo 48 horas, sendo esse o prazo para a devolução da mesma. Na carteira de trabalho deverão constar as seguintes informações: data da contratação, quanto será a remuneração, qual banco em que o FGTS será recolhido e prazo de contrato no caso de existir.
Para garantir que não haverá nenhum tipo de problema futuramente é bom que os funcionários assinem um recibo de que estão pegando de volta os seus documentos. Cabe também a empresa contratante informar ao Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) que adicionou um novo funcionário ao seu quadro de colaboradores. O prazo para informar a contratação é até o sétimo dia do mês seguinte ao registro.
Com essas informações ficou mais fácil organizar os documentos para admissão de funcionário, não é mesmo? Comente e compartilhe!
