Redução de custos nas empresas – Quando é necessária?

Em um momento de crise como o que estamos atravessando nos últimos anos, é normal pensar em redução custos, em economizar da maneira que puder, para que a nossa receita continue equilibrada. Isso tem acontecido, tanto na casa de muitos brasileiros, que viram a necessidade de cortar gastos com alguns supérfluos, como em diversas empresas, que até chegaram ao extremo de realizarem demissões em massa para não serem obrigadas a fecharem as portas definitivamente.
 
Diante deste cenário, realmente não resta nenhuma opção a não ser, de fato, diminuir despesas, para que a sua empresa continue prosperando. Mas você deve estar se perguntando: fora de uma situação de crise, em que momento é necessário reduzir custos? Enquanto empreendedor, digo a você que os gastos em uma organização devem ser feitos de forma consciente, ou seja, se estes começam a comprometer a margem de lucro que o empreendimento obtém, bem como a sua eficiência, a redução de custos passa a ser a única saída para evitar que o pior aconteça.
 
É importante lembrar também que a prática da redução de custos deve ser recorrente e não só em momentos de crise, bem como deve ser adotada por todos os integrantes da empresa para que o negócio se mantenha plenamente sustentável e possa crescer.
 

Tipos de redução de custos

 
No ambiente empresarial a redução de custos pode ser aplicada de duas maneiras: espontânea ou compulsória.
 

Redução de custos espontânea

 
Ocorre diariamente, sem que necessariamente haja um cenário de crise obrigando a empresa a implementar programas de controle de gastos. Geralmente é feita por meio da economia de energia, papel, água, telefone, entre outros elementos, e tem o objetivo de manter a organização competitiva diante das outras, já que, com receita em caixa, é possível investir em pesquisas, desenvolvimento e marketing, por exemplo.
 

Redução de custos compulsória

 
Já este tipo de corte nos gastos acontece em situações de crise, chegando a atingir parte dos colaboradores. Seu objetivo, basicamente é fazer com que as finanças se mantenham estabilizadas.
 

Antes de reduzir, analise…

 
Inicialmente é preciso analisar o cenário como um todo, buscando entender como está à saúde financeira do negócio, levantando informações consistentes, para que o corte nos gastos não seja realizado de forma inconsequente e não prejudiquem o bom andamento dos negócios. A melhor maneira de fazer isso é reunindo todos os centros de custos da organização, a fim de que cada um demonstre detalhadamente o que é substancial e o que pode ser cortado.
 
Outro ponto importante neste processo é avaliar se é possível melhorar ou aumentar os resultados que estão sendo alcançados, verificando se todos os esforços já foram feitos para potencializar os ganhos, por meio do incentivo de vendas ou variação de produtos e serviços oferecidos, por exemplo.
 

Por onde começar?

 
Se mesmo depois de analisar tudo isso, você chegou à conclusão de que realmente precisa investir na redução de custos, aqui vão algumas dicas de como fazer isso sem causar traumas na sua organização.
 

Comece devagar

 
Analise os pequenos gastos que estão impossibilitando o seu negócio de crescer, como excesso de uso de água, energia, telefone, materiais de papelaria, combustível e assim por diante. Pode não parecer, mas este tipo de despesa causa um grande impacto nas contas finais das empresas e, se não forem bem administrados, consomem uma receita que poderia ser economizada ou investida em algo com um retorno melhor para a organização como um todo.
 
Faça campanhas junto a seus colaboradores de consumo consciente de tudo isso, evitando os desperdícios. Isso fará diferença, tanto para a empresa, como para o meio ambiente.
 
Você pode também entrar em contato com a operadora de telefonia que presta serviços para você e verificar se é possível mudar para um plano mais em conta, com pacotes mais vantajosos e que atendam verdadeiramente às necessidades do dia a dia do seu negócio.
 

Diversifique seus fornecedores

 
Toda empresa precisa ter um bom relacionamento com seus fornecedores para que haja benefícios para ambas as partes. Porém, quando os custos precisam ser reduzidos, o que prevalece é a qualidade com um preço mais atrativo. Neste caso, o que você pode fazer é entrar em contato com seus prestadores de serviços e verificar a possibilidade de renegociação de valores, com base na relação desenvolvida entre vocês.
 
Além disso, você pode também buscar no mercado novos produtores, analisar outras mercadorias e outros profissionais, que possam lhe atender por um valor menor, sem perder a qualidade.
 

Use a tecnologia a seu favor

 
A tecnologia pode ser uma grande aliada, trazendo diversos benefícios, que há alguns anos, eram impensáveis. Nesse sentindo, você pode começar digitalizando grande parte dos documentos produzidos pela sua empresa, pois a partir do momento que se adota este tipo de medida, ocorre economia de suprimentos como papel, toner de impressora e energia, por exemplo.
 
Outra ajuda eficiente que a tecnologia pode te trazer, é por meio das mídias sociais. Em um determinado período, era impossível pensar em ações de marketing e propaganda feitas pela internet. Hoje, isto é uma realidade, visto que grandes empresas têm obtidos resultados altamente positivos investindo na divulgação de seus trabalhos no Facebook. Analise a melhor maneira para a sua organização se posicionar nas redes sociais, com um baixo custo, e aproveite os benefícios que elas podem lhe trazer.
 

Envolva a área de Recursos Humanos

 
Um dos setores fundamentais neste processo de reestruturação financeira é o Recursos Humanos, o famoso RH. É preciso envolvê-lo, para que juntos, vocês pensem em maneiras eficientes de reduzir custos, sem, necessariamente, apelar para demissões, uma vez que cada colaborador que é demitido gera também uma despesa para o caixa da organização, ou seja, esta nem sempre é a melhor saída.
 
O RH pode ajudar você a economizar com horas extras, substituindo-as por bancos de horas; pode analisar quais funções na empresa podem ser terceirizadas, e também, de que forma envolver os colaboradores neste processo de redução de custos.
 

Faça de seus colaboradores, seus aliados

 
E por falar em colaboradores, estes também são peças essenciais para ajudar a sua empresa na redução dos gastos, pois, além de precisar de cada um deles para economizar água, luz, papel, energia e telefone, você precisa contar também com a dedicação de todos para realizar o melhor trabalho em suas funções, tornando-os parte desta causa, já que o aumento da produtividade impacta diretamente na diminuição de tempo para prestação de um serviço, bem como na economia financeira.
 
Pensar em redução de custos realmente não é uma tarefa simples, no entanto, não podemos considerá-la um bicho de sete cabeças, uma vez que ela é inevitável. O princípio de tudo vem da organização e do planejamento, pois estes elementos que vão ajudá-lo a simplificar este processo, tornando-o parte do seu dia a dia e da rotina daqueles que participam e são peças fundamentais no seu negócio.
 
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